Значительную часть экономической, в т.ч. учетной информации, составляет нормативно-справочная информация, объединяющая нормы и нормативы, определяемые законодательством, руководством предприятия (например, нормы расходов материалов). К справочной относят информацию, как правило, постоянную, то есть, одинаковое для всех функциональных подсистем, и условно-постоянную. Это, например, реквизиты предприятия, штатное расписание, список поставщиков и покупателей предприятия, сведения о основные средства, товарно-материальные ценности, работников и тому подобное.
В системе «1С: Предприятие 8.2» для накопления, систематизации и хранения нормативно-справочной информации предназначены справочники. Ключевые объекты (элементы справочников имеют свой уникальный код, который позволяет программе их идентифицировать, независимо от значений других параметров, в том числе и названия. Также справочники используются для формирования списков возможных значений субконто, то есть для организации аналитического учета. Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников. Кстати, очень информативный справочник доступен на страницах нашего специализированного сайта.
Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах:
— просмотра и редактирования форма справочника открывается преимущественно через команды меню программы или с помощью средств панели инструментов или панели функций;
— выбора – форма справочника открывается только при вводе значения субконто, реквизита документа или реквизита другого справочника.
Список элементов справочника в системе «1С: Предприятие 8.2» может быть многоуровневым, при этом все элементы справочника будут делиться на два вида: непосредственно элементы и группы элементов. Группы позволяют переходить на низшие уровни многоуровневой структуры. Использование многоуровневых справочников позволяет детализировать степень ввода и хранения информации. Элементы и группы элементов в многоуровневом справочнике можно переносить из одной группы в другую. Теоретический уровень вложенности в системе до 10 уровней, однако на практике редко когда возникает потребность в такой разветвленности учетных объектов.
Над элементами и группами элементов справочников можно выполнять различные действия:
— создать новую группу, подгруппу или элемент;
— менять название;
— изменять значения реквизитов;
— перемещать из одной группы в другую;
— пометить на удаление и удалять;
— осуществлять поиск по названию и другим реквизитам;
— упорядочивать по возрастанию или убыванию,
— копировать и тому подобное.
Система «1С: Предприятие 8.2» использует механизм поддержки подчиненных справочников, что позволяет связать между собой элементы разных справочников. Справочник, который связан с подчиненным справочником, именуется справочником-владельцем. При работе в окне подчиненного справочника набор реквизитов определяется текущим значением элемента справочника-владельца.
К основным справочникам, которые обеспечивают формирование хозяйственных операций по учету товарно-материальных ценностей, в системе «1С: Предприятие 8.2» относят: «Классификатор единиц измерения», «Склады (места хранения)», «Номенклатурные группы», «Тип цен номенклатуры», «Классификатор единиц измерения», «Номенклатура», «Контрагенты».
Справочник «Склады (места хранения)» – представляет собой список мест хранения ТМЦ на предприятии (рис. 1.5.13). Доступ к справочнику открывается командой строки меню «Предприятие» или «Состав». Элементы справочника используются практически во всех документах, регистрирующих движение запасов и определяют место их сохранения. В типовой конфигурации «Бухгалтерия для Украины«предусмотрены следующие виды складов: оптовые (оптовые), розничные, неавтоматизированные торговые точки. Выбор состава влияет на формирование документов, оформляющих операции, связанные с его использованием. Для каждого вида состав задается тип цен по умолчанию, который автоматически будет подставляться системой «1С: Предприятие 8.2» в учетные документы.