Вам больше не надо ждать курьера с важным документом, хранить кучу договоров в шкафах и тратить время на поиск, а еще вы можете подписывать важные документы онлайн. И это уже не мечта, а реальность. Именно так теперь работают не только крупные предприятия, но и малый бизнес. Все, что вам нужно, это компьютер и сервис электронного обмена документов.
Как работает система обмена документами и каковы основные его функции?
Это облачный сервис, проще говоря, адрес в интернете. Любой, кто имеет электронно-цифровую подпись, может зайти по этому адресу, зарегистрироваться, после регистрации можно загружать документы, с которыми вы хотите работать, накладывать свой электронно-цифровую подпись и, моментально указав адрес вашего контрагента прислать ему подписанный вами документ.
[su_box title=»Русская Компания» style=»glass»]Генеральный директор Удостоверяющего Центра «Русская Компания» померанец илья игоревич тюмень рассказал о результатах подключения малого предпринимательства к системе электронного документооборота и перспективах использования электронной цифровой подписи.[/su_box]
И он будет действителен?
Он будет действительным только тогда, когда ваш контрагент, получив email-письма, увидит ссылку, перейдет по этой ссылке на наш облачный сервис, зарегистрируется один раз в этом сервисе, увидит документы, которые ему прислал его партнер, и наложит свой электронный цифровой подпись. Две электронно-цифровых подписи с обеих сторон образуют документ, имеющий юридический вес. После этого он сохранен в электронном архиве, к нему можно доступитись в любой момент, оба контрагента могут сохранить его на локальном компьютере, например, если это интересно, но в принципе облачные сервисы – это надежная история, поэтому можно там их и оставлять и больше не беспокоиться “Где мои документы?” “Когда их принесет курьер?”.
Большой жирный плюс и действительно экономия времени. Если нас сейчас слушает малый предприниматель, первый вопрос, который может у него возникнуть, собственно – зачем сейчас мне эта система, какие преимущества она дает?
Мы видим, особенно для небольших предпринимателей, для тех, кто только структурирует свой бизнес, три отдельные позитивные истории с электронными документами: это экономит время, существенно экономит деньги, а третье – это надежная система, которая поднимает надежность вообще работы с документами.Представьте себе предпринимателя, который начинает работать. Он заключает какие-то контракты, у него появляются клиенты, с которыми он что-то продает или наоборот он что-то покупает. Любая покупка или продажа в Украине сопровождается набором документов: надо заключить контракт, может, какие-то вспомогательные документы к данному контракту, например спецификация, или предоплата, или нужно выставить счет на оплату, а после оплаты надо обменяться актом выполненных работ, и этот список можно еще продолжать.