Иногда приходит время, когда фирма должна изменить свое помещение по разным причинам. Кто-то находит новые и очень комфортные условия с выгодным местоположением, вторые расширяются, а у некоторых могут возникнуть финансовые трудности. Какой бы ни была причина, в наше время офисный переезд чаще всего сравнивают с пожаром. Именно поэтому, существует несколько очень важных моментов, которые должен знать и учитывать каждый организатор офисного переезда.
Офисный переезд: организация
Существует несколько очень важных моментов, которые обязательно нужно принять во внимание при офисном переезде:
- Необходимо довести до сведения всех сотрудников организации о том, что очень скоро их ждет офисном переезде. Уточнить им дату переезда, чтобы они смогли заранее подготовить и собрать свои вещи, офисные принадлежности. Кстати, переезд офиса по Киеву вы можете заказать на страницах нашего специализированного сайта.
- До начала собрания офиса необходимо съездить на новое место. Такое решение поможет создать план по размещению сотрудников, а также расставлению мебели в помещении. Осмотр подъездных путей для выгрузки мебели тоже даст положительные результаты + облегчит переезд в новый офис.
- Во время офисного переезда невозможно обойтись без составления точного плана с описанием всех его этапов. Составьте список работ, которые необходимо выполнить при переезде, и вещей, которые нужно перевезти, а также назначьте ответственных сотрудников за переезд. Если офис достаточно большой, пусть ответственными за переезд будут назначены сотрудники, по одному из каждой комнаты, и дополнительно человек, ответственный за сбор коридоров и общий сбор офиса. Такие люди должны будут контролировать не только сбор вещей и выезд из освобождаемого помещения, но и заезд в новый офис, расставление мебели и офисных принадлежностей, организацию рабочих мест сотрудников на ответственном участке.
- Позаботьтесь о том, чтобы у ваших сотрудников было достаточно коробок, пакетов и прочей тары для упаковки всех необходимых вещей. Установите им конкретные сроки, к которым должны быть собраны все вещи. Также расскажите, каким образом необходимо маркировать и упаковывать вещи в коробки.
- По прибытию в новый офис разнесите коробки и пакеты, исходя из маркировки, по соответствующим комнатам. Не забудьте, что до этого необходимо, чтобы вся офисная мебель, оргтехника были уже расставлены и подключены. Далее распаковкой и размещением офисных принадлежностей будут заниматься уже сами сотрудники.
- Кроме этого, во время офисного переезда нужно сообщить всем своим клиентам новый адрес и номер телефона, чтобы избежать неудобных ситуаций. Не забудьте сменить адрес и телефоны на сайте компании, а также рекламных материалах.
Офисный переезд-особая специфика
Офисный переезд, кроме больших хлопот, имеет и положительные стороны: когда будет происходить упаковки вещей, можно будет найти очень много не нужного и устаревшего принадлежностей, бумаги, документов, которые в новом офисе будут занимать лишнее место, да и просто давно уже не нужны. Если такие вещи будут находиться — смело выбрасывайте их в мусор, вам они на новом месте точно не понадобятся. Правда, если речь идет о сломанной и нерабочей технике — посоветуйтесь с системным администратором или с бухгалтером, потому что ее нужно будет списать с баланса.
Офисный переезд и упаковка вещей
Главной задачей при офисном переезде является доставка всех необходимых вещей в целости и сохранности. Упаковка каждой вещи имеет очень большое значение, поскольку от этого зависит сохранность имущества. Например, в картонные коробки можно с легкостью уложить книги, различные документы, а также предметы интерьера + малогабаритные вещи.
Для защиты корпусной мебели нужно использовать специальные уголки из пенопласта, а для перевозки мелких и хрупких вещей нужна специальная пленка, в которую можно завернуть. Обязательно необходимо подписать каждую коробку, указать номер комнаты и перечень вещей, которые в ней находятся. Оргтехнику же лучше упаковать в свою родную коробку (если таковая еще сохранилась), также не забудьте туда упаковать и все необходимые провода.
Кто будет выполнять офисный переезд?
Следует понимать, что к офисному переезду не рекомендуется привлекать посторонних людей, а также своих сотрудников. Имеется в виду не сборка и упаковка личных офисных вещей, а загрузки крупногабаритных вещей, мебели, офисной техники и т. д. Причиной этого является как создание возможного беспорядка в вещах и коробках по прибытию на новое место, так и возможность нанесения материального ущерба фирме при транспортировке вещей.
Также важным фактом является то, что неквалифицированные «грузчики» могут просто оказаться в больнице с травмой после попытки переноса тяжелого груза. Именно поэтому, идеальным решением для осуществления офисного переезда является профессиональная мувинговая компания, которая обладает необходимыми знаниями, персоналом и транспортом, и может дать вам гарантию на свои услуги.