Рассмотрены актуальные вопросы, связанные с важностью и совершенствованием бизнес-процессов с помощью элементов компьютеризации, комплексной автоматизации.
Актуальность темы исследования. В современных условиях развития экономики для предприятий возникает потребность постоянного совершенствование управления на основе внедрения достижений науки и, в частности введение элементов компьютеризации в осуществление своей текущей деятельности, тем более, что предприятия сегодня вынуждены искать действенные пути для повышения своей конкурентоспособности. Одним из таких путей является внедрение систем комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Целью статьи является определение роли автоматизации бизнес-процессов на предприятии в современных условиях хозяйствования, для повышения эффективности деятельности и облегчения ведения учета.
[su_box title=»Компания GetProfit» style=»glass»]Компания GetProfit специализируется на автоматизации ритейла, складов и заведений общепита. С списке клиентов есть крупные торговые сети, производственные компании и небольшие розничные точки.[/su_box]
Анализ исследований. Роль комплексности автоматизации бизнес-процессов в деятельности предприятия рассматривало много ученых, В частности.С. Івахненков, Есть.В. Мних, В.И. Захарченко, Ф.Ф. Ефимова, Н.Я. Вульчин, Г.В. Савицкая, Г.К.Шурпенкова и другие. В основном они обращают внимание на необходимости и важности применения комплексности автоматизации бизнес-процессов.
Изложение основного материала. Бизнес-процесс на данном этапе хозяйствования занимает центральное место для любого предприятия, поэтому современный взгляд на управление компанией заключается в фокусировке внимания на бизнес-процессах. Предполагается систематическая идентификация процессов и управления ими, а особенно – управления взаимодействием людей в рамках отдельных процессов и организации в целом. Исходя из этого, можно выделить новый подход, который уже нашел отражение в настоящем, и известный как Business Process Management (BPM), и позволяет существенно повысить уровень прозрачности и управляемости бизнеса и улучшить его основные показатели, и в основном он находит свое выражение в применении комплексной автоматизации бизнес процессов.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов — охватывает широкий спектр задач. Она включает не только движение и обработку документов, а затрагивает осуществления различных операций, выполняемых сотрудниками, пошаговую автоматическую обработку данных. В ходе бизнес-процесса могут обрабатываться различные документы и происходить взаимодействие с внешними ИТ-системами. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и ежедневные процессы.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов охватывает целостную систему управления предприятием, и поэтому состоит из конкретных подсистем.
Управление финансами обеспечивает уменьшение трудозатрат на подготовку финансовой отчетности. За счет такой оперативности увеличиваются представительными финансовой устойчивости предприятия.
Управление сбытом позволяет сократить потери времени за некорректное оформление сопроводительной документации, поиск необходимой номенклатуры товаров, наличие товара на складе и пр, что способствует повышению лояльности клиентов.
Управление производством позволяет вести постоянный мониторинг логистики производства, что, как следствие, дает возможность улучшить количественные и качественные показатели при одновременном снижении себестоимости на единицу продукции.
Управление персоналом включает анализ рациональности использования рабочего времени, упрощение процесса начисления заработной платы, в частности мотивирования надбавками и премиями.
Управление материально-техническим поставкой способствует уменьшению уровня страховых запасов, повышение оборачиваемости капитала и др[1,322].
Исходя из подсистем комплексной автоматизации, происходит решение следующих задач:
— организация эффективного планирования всей финансовой и хозяйственной деятельности;
— повышение доверия инвесторов путем формирования максимальной прозрачности бизнеса;
— снижение риска и увеличения прибыли за счет оперативного принятия решений и их точности, интуитивности системы разграничения доступа к информации в соответствии с должностями сотрудников, и реализации функций безопасности;
— уменьшается количество потерянного рабочего времени за счет исключения возможности дублирования функций различными службами и организации беспрепятственного обмена данными между отделами компании.
Самые успешные компании, как правило, создают комплексную автоматизированную систему, в которой бизнес-процессы хорошо продуманы и четко определены (описаны), а методы реализации процессов являются эффективными и надежными. Однако любая система автоматизации требует периодической оптимизации. Работы по оптимизации бизнес-процессов в первую очередь включают в себя действия по созданию графических и текстовых моделей бизнес-процессов компании. В этих моделях формализовано распределение ответственности между работниками, информационные потоки, порядок протекания бизнес-процесса, что позволяет улучшить уже созданную комплексную автоматизацию бизнес-процессов, а также уменьшить стоимость, продолжительность, количество ошибок в рамках бизнес-процесса.
Ярким примером автоматизации бизнес-процессов в Украине использование систем 1С. Процесс внедрения этой системы подразумевает реорганизации бизнес процессов. Благодаря этому процессу становится возможным не только сократить время работы персонала, но и существенно упростить работу с базой данных. Система 1С в последние годы обрела просто невероятную популярность, она не уступает ни одному аналогу, в России на данный момент нет ни одной совершенной программы по ведению бухгалтерии, исходя из этого все предприятия, которые автоматизировали свои бизнес-процессы, сделали это, используя системы 1С. Новые версии программы, полностью соответствуют действующим нормативно-правовым актам и адаптированы под потребности современного бизнеса. Особенно важными преимуществами систем 1С является достаточно высокая степень автоматизации ежедневной работы, своевременное обновление в полном соответствии с требованиями отчетности, удобство открытой коды и последние, тоже важные параметры, которые влияют на эргономику работы, с необходимыми сервисами и инструментами, которые позволяют пользователям эффективно выполнять текущие задачи [2,250]. Благодаря постоянному отслеживанию изменений в законодательстве, новые версии программы содержат актуальные данные. Прямое подтверждение удобства использование программ на платформе 1С – это стремительное увеличение пользователей и разработка решений для видов бизнеса, которые появляются.
Наряду с этой программой в Украине заметно выделяется использование программы автоматизации «Парус». Данная программа в основном работает со средним бизнесом, тогда как компания «1С» работает с малым бизнесом. Что касается отраслевой специализации, то среди клиентов одного и второго производителя можно встретить обычно нефтегазовые, энергетические, строительные, машиностроительные, пищевые, фармацевтические, торговые предприятия, а также государственные и образовательные учреждения.
За рубежом также автоматизировано бизнес-процессы, однако это осуществлено с помощью ERP-систем, наибольшую долю в которых составляют системы Microsoft Dynamics. Рассмотрим одну из них, а именно Microsoft Dynamics AX 2012 – это комплексная система управления предприятием (ERP) для организаций среднего и крупного размера, которая дает возможность эффективно работать, управлять изменениями и успешно конкурировать на мировом уровне. Она упрощает функционирование багатооб’єктних и международных компаний, стандартизирующие процессы, обеспечивая прозрачность работы организации и способствуя соблюдению требований. Благодаря единому решению ERP можно легко масштабировать бизнес-системы и адаптировать процессы, что помогает поддержать стратегические инициативы и управлять изменениями на рынке, такими как выпуск новых продуктов, слияния и приобретения. Microsoft Dynamics AX 2012 содержит встроенный ролевой интерфейс Role Tailore, который выгодно отличается удобной компоновкой элементов и функций, разнообразием средств для визуализации и анализа информации, благодаря чему существенно повышается производительность труда сотрудников. Относительно пользователей данной программы, то среди них можно выделить компании крупного, среднего и малого бизнеса, то есть для компаний с годовым оборотом от 5 млн до 10 млн. долларов и количеством работающих от 100 до 1000 человек. Типовая стоимость проекта по внедрению такой системы составляет от 50 до 250 тысяч долларов.
Сравнивая эти системы, видим, что украинская комплексная автоматизация играет существенную роль для каждого отечественного предприятия, все же ERP-системы на данный момент есть несколько более развитые, поскольку упрощают автоматизацию много объектных и международных компаний. Их преимущества также влияет масштабность и авторитетность компании-разработчика, в данном случае – компания Microsoft.
Вывод. Итак, комплексная автоматизация бизнес-процессов на сегодня является одним из наиболее значимых рычагов, которые обеспечивают улучшение деятельности предприятия. Она охватывает все подсистемы предприятия, согласованность работы которых приводит к повышению оценки экономической эффективности. Наряду с этим происходит создание единого информационного пространства для отражение финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия. Это позволяет оперативно оценивать эффективность работы и получать информацию для принятия управленческих решений. Поэтому, учитывая все эти факторы, приходим к выводу, что предприятия, которые обеспечат себе комплексную автоматизацию бизнес-процессов, сумеют стать конкурентоспособными и избежать рисков получения убытков.